Uppmaningen att ”tänka efter före” är en allmänt godtagen klokhet som är tillämpningsbar i så gott som alla situationer såväl professionella som personliga. I samband med projekt är det en naturlig del då projektarbetet inleds med en initieringsfas som faktiskt går ut på just detta, att tänka efter före.
“Säll är den som har till rättesnöre att
tänka efter före”.
– Tage Danielsson
I mindre projekt är ofta initieringsfasen kort medan den i större projekt även kan inkludera en fördjupad förstudie. Oavsett projektets storlek, för att det ska komma vidare och startas, måste det finnas ett tydligt syfte och mål. Projektet måsta vara väl förankrat i den egna organisationen och det ska finnas en rimlig budget. Allt för många projekt startas upp utan tydliga mål och tillräckliga resurser. Genom en ordentligt genomförd projektinitiering kvalitetssäkras projektet redan från start.
Projektets genomförbarhet
I vissa projekt görs en genomförbarhetsstudie (eng feasibility study) för att utreda om projektet är genomförbart och ifall det kommer att vara lönsamt att realisera det. Detta görs tidigt i processen, egentligen innan själva projektinitieringen sätts i gång, och har som syfte att undvika att man satsar tid och resurser på ett projekt som inte är genomförbart. En mer komplex genomförbarhetsstudie kan också drivas som ett eget projekt.
Projektdirektivet – stjärnspelare i initieringsfasen
Ett projekt består av flertalet dokument och i initieringsfasen är det projektdirektivet som ska tas fram. Projektdirektivet är beställarens dokument och ska sätta ramarna för projektet och klargöra förväntningar mellan beställare och den som utför. Beställaren kan ta fram dokumentet eller så får den stöttning i arbetet av exempelvis projektledaren. Det exakta innehållet i dokumentet kan variera beroende på projektets natur och organisationens specifika krav. Det är viktigt att dokumentet är tydligt och koncist för att underlätta förståelsen och beslutsfattandet kring projektet. Bakgrund, syfte, risker och möjligheter, indata och mål är exempel på saker som kan ingå i projektdirektivet.
Syfte
Varför behövs projektet? Syftet är det samma som den förändring eller effekt projektet förväntas skapa. Syftet beskriver varför det är viktigt att projektet genomförs, vad som kommer att hända när det är klart. Syftet är viktigt att tydliggöra, för utan syfte kan det vara svårt att hitta motivation att genomföra ett projekt.
Avgränsningar
Definiera vad som innefattas i projektet och vad som inte gör det. Det kanske känns självklart att veta vad som ingår i projektet, men det är minst lika viktigt att ha koll på vad som inte ska ingå. Det är lätt att ett projekt växer i omfattning om det inte är tydligt avgränsat från början.
Mål och riktning
Det förekommer en hel rad olika namn för mål i samband med projekt. Projektmål, resultatmål, leveransmål eller rätt och slätt bara mål. Projektinitiering gör det möjligt att fastställa tydliga och mätbara mål för projektet. Det ger även riktlinjer för att bestämma projektets omfattning, tidslinjer och resurser. Tydliga mål och en tydlig riktning hjälper alla projektmedlemmar att arbeta mot samma mål och undvika missförstånd och förvirring under projektets gång.
Målet beskriver vad som ska göras, hur och när det ska göras och när målet ska vara uppnått. Målet ska vara formulerat så att det ska vara lätt för en projektgrupp att förstå vad som ska göras. Målet ska vara tydligt, realistiskt, mätbart och förankrat hos samtliga inblandade.
Det ska vara en specifik beskrivning snarare än en generell och det ska var enkelt att kontrollera om projektet nått sina mål eller inte när projektet är avslutat.
