Förebygg och förbered
Vad händer om rätt kompetens inte finns tillgänglig när ett moment måste utföras? Vad gör du om projektet drabbas av hög sjukfrånvaro? Vad finns det för möjligheter att ta emot material från ett annat projekt som gör att kostnaderna minskar?
När du är medveten om potentiella risker och möjligheter kan du hantera risken genom olika beslut. Du kan exempelvis mildra en risk genom att du skaffar dig bättre kunskap. Du kan förflytta en risk till någon annan utanför projektet exempelvis genom att teckna en försäkring. Du kan förstärka en möjlighet genom att fördjupa din kunskap vilket ökar sannolikheten för ett positivt utfall.
Riskhantering hjälper dig att fatta beslut, hålla projektgruppen på rätt spår samt skapa och signalera trygghet – för att du har en handlingsplan.
Positiv eller negativ projektrisk
Riskbedömning är något vi människor gör dagligen. Exempelvis när vi går över ett övergångställe, kör bil i regnoväder eller tar möjligheten att söka drömjobbet. Många gånger gör vi det omedvetet.
I projekt är riskhantering en systematisk process för att identifiera, analysera, och bemöta risker och möjligheter. En projektrisk kan vara positiv (möjlighet) eller negativ (hot) och påverka ett eller flera av projektmålen. Positiva risker (möjligheter) kan med fördel nyttjas medan negativa risker (hot) antingen åtgärdas, bevakas eller accepteras. För att räkna ut och bedöma en projektrisk kan följande formel användas:
Projektrisk = Bedömd sannolikhet (S) x Konsekvenspåverkan (K)
Att ta lämpliga åtgärder minimerar sannolikheten för och inverkan av risker. Det maximerar också sannolikheten för och effekterna av möjligheterna.
Kommunikationens betydelse i riskhantering
En projektledare lägger ungefär 90 % av sin tid på kommunikation – fördelat på kommunikation med projektmedlemmar och intressenter.
Kärnintressenter bör förstå vilka risker som kan ha en stor betydelse för projektet och vilka besluts som har fattats för att hantera riskerna. Primärintressenter och sekundärintressenter kan vara i behov av helt annan information än vad kärnintressenter har. Det krävs därför en genomarbetad kommunikationsstrategi för att nå ut med rätt information till rätt person på det mest effektiva sättet.
Data och subjektiva bedömningar
Det är klokt att använda projektgruppen när projektets risker ska hanteras och värderas. Olika perspektiv hämtade från projektgruppens vardag bäddar för en konkret och rättvis bild.
Men avsaknaden av data är en utmaning ett projekt kan stå inför vid en riskhantering. För ett projekt är det en trygghet att ha möjlighet att referera till faktiska underlag och inte bara förlita sig på subjektiva bedömningar och personliga erfarenheter.
Underlag som marknadsanalyser, nulägesanalyser och erfarenhetsrapporter baserade på statistik, erfarenheter, kunskap, djupintervjuer och analys är därför viktiga dokument som ger underlag för att identifiera, analysera, och bemöta risker och möjligheter.
>> Vi på Videntes hjälper dig att proaktivt identifiera, analysera och hantera risker och möjligheter så att slutresultatet av projektet blir så bra som möjligt – behöver du hjälp med riskhantering i projekt? Hör av dig till Andreas Cohen.
