Att leda när det är svårt – kommunikation som skapar tillit 

Det du gör och säger som ledare påverkar din omgivning mer än du kanske tror. Genom att visa din egen oro riskerar du att skapa än mer oro hos dina medarbetare. Samtidigt kan det i vissa fall uppfattas som inkännande och sympatiskt. Om du visar dig stabil och engagerad och att du som ledare har läget under kontroll ger du din omgivning goda möjligheter att istället känna tillit och lugn. Det kan vara en svår balansgång och det gäller verkligen att ha fingertoppskänsla.

Som ledare är du extra viktig när det är svårt

Förr eller senare drabbas alla organisationer eller individer av någon form av kris, liten sådan eller en mer omfattande. Det är oundvikligt. Som ledare är det ditt uppdrag att leda dina medarbetare genom svårigheter. Att finnas där och stötta och motivera och få dom att känna tillit och trygghet. Du har en viktig roll och det finns många saker som är viktiga att tänka på.

Minska stress genom att själv agera lugnt 

Att känna sig stressad och oroad när något jobbigt händer är inget konstigt. Det en normal reaktion på en onormal situation. Som ledare behöver du dock steppa upp och ta kontroll över dina egna stressreaktioner och agera med ett lugn. Instinktivt kan det hända att du helst av allt vill gömma dig inne på kontoret eller springa fort förbi på väg till viktiga möten. Och naturligtvis är det inte det du ska göra.  

När något jobbigt har hänt som drabbat många eller någon enskild så behöver du som ledare vara synlig och ta dig tid att prata med människorna omkring dig. Det är också viktigt att du själv hittar någon att prata med om dina egna stressrelaterade känslor. Glöm inte det. 

Stötta emotionellt genom empati och optimism 

Det som inte känns svårt för dig personligen kan upplevas helt annorlunda för någon annan. Som ledare gäller det att sätta dina egna känslor och värderingar åt sidan och agera professionellt och stöttande. Det gäller såväl när ni som organisation genomgår tuffa saker som när enskilda medarbetare har det svårt. 

Minska onödig oro genom ärlighet och transparens 

Att undanhålla information kan kännas frestande, med tanken att ”jag vill inte skapa oro i onödan”. Förståeligt, men oftast helt fel väg att gå. Det finns nämligen inget som triggar oro mer än just kontrollförlust. Att inte veta är alltså värre än att få veta till och med sådant som är mindre positivt.  

Att bara köra på och låtsas som om allt är bra hela tiden fungerar sällan, vare sig i privatlivet eller arbetslivet. Men ärlighet och transparens betyder inte att allt ska delas i samma sekund och helt ofiltrerat. Använd sunt förnuft och fingertoppskänsla i din kommunikation och ta gärna hjälp av någon med specialistkunskap inom kommunikation i  situationer du känner dig osäker.

Skapa tillit genom tydlighet  

Var tydlig med vad du vet- och vad du inte vet. Det är faktiskt ingen som förväntar sig att du ska ha alla svar.  En bra ledare säger ”jag vet inte” till saker de inte har full koll på och ber att få återkomma. Genom att hantera frågor med respekt och se till att återkoppla visar du som ledare omtanke och du upplevs som trovärdig och handlingskraftig. 

Led genom att föregå med gott exempel 

Barn gör inte som vi säger utan som vi gör. Det är sant. Och det gäller inte bara barn, det gäller faktiskt oss alla, stora som små.

Så frågan är; Hur vill du att de runt i kring dig ska agera? Är det så du själv agerar? Reflektera gärna över det, exempelvis vilket humör du visar upp på kontoret och därmed också sprider vidare. Som ledare tjänar du på att själv föregå med gott exempel.  

Skapa trygghet genom regelbunden kommunikation och tillgänglighet 

Det är mycket bättre att säga ”jag har inget nytt att berätta” med jämna mellanrum än att bara låta bli att kommunicera i brist på nyheter. Det gäller i alla pågående processer, det behöver inte handla om specifika krissituationer eller vid problem. När vi inte får information eller återkoppling börjar förr eller senare en känsla av olust och oro krypa sig på. Genom öppen kommunikation och regelbunden information minskar du risken att det händer i din närhet.  

Glöm inte bort dom du inte ser

Hör av dig till personer som inte finns på samma plats som du. Checka in och kolla läget och se till att folk inte känner sig förbisedda och bortglömda. Om personen är hemma sjuk får du se till att lyssna in och ta kontakt på ett sätt som känns bekvämt för just den personen.  

Motivera genom att skapa en god feedback-kultur 

Vi behöver alla känna oss hörda och inkluderade för att må bra och känna oss motiverade på jobbet. När det är extra tufft och utmaningarna duggar tätt är det extra viktigt att det finns tillfälle och möjlighet att göra sin röst hörd, att få berätta om idéer och tankar kring utveckling och förbättring på arbetsplatsen eller i projektet och att dessutom få tydlig återkoppling.  

Det behöver inte alltid vara du som ledare som ger feedback även om det bör finnas regelbunden möjlighet till det också. Det kan mycket väl ske mellan kollegor och i andra konstellationer. Det viktiga är att det uppmuntras och att det finns en självklarhet och visas respekt i dessa möten. Det är ditt ansvar som ledare att skapa de möjligheterna och implementera den kulturen. 

Kort sammanfattning- 9 saker att tänka på för att skapa tillit i din kommunikation