Ja, du behöver en kommunikationsplan. I alla fall om du vill vara effektiv och framgångsrik i din projektkommunikation och minimera risken att glömma bort att informera någon eller råka informera om samma sak flera gånger (och därav tappa i trovärdighet) eller på ett sätt som mottagaren inte riktigt förstår. Det och vad den ska innehålla ska vi berätta mer om i den här artikeln.
Kommunikation är en handling som syftar till att uppnå en önskvärd effekt från någon annan. Kanske vill du informera om något som ska hända eller kanske vill du få mottagaren att agera. Oavsett syftet är det en stor fördel att du kommunicerar på ett sätt som mottagaren har lätt för att ta till sig på och som inte riskerar att missförstås eller feltolkas.
Genom att lära känna de du ska kommunicera med och förstå i vilka sammanhang och vid vilka tidpunkter de känner sig bekväma och är som mest tillgängliga, kan du identifiera tillfällen där din kommunikation har stora möjligheter att nå framgång.
Genom att ta fram en kommunikationsplan och planera informationsflödet minimeras riskerna för missar och onödig irritation från intressenter, såväl interna som externa som känner sig förbisedda och icke informerade.
Vad ska en kommunikationsplan innehålla?
En kommunikationsplan bör innehålla följande: bakgrund/nulägesanalys, syfte/strategi och mål, målgrupper, budskap, kanaler, ansvarig, tidplan, budget och uppföljning. Låt oss förklara lite mer om de olika punkterna.
Bakgrund/nulägesanalys
Redogör kort för nuläget och vad som föranledde att projektet startades från första början. Vad ska det aktuella projektet leda fram till? Beskriv vad kommunikationsinsatserna förväntas leda fram till. Finns det andra pågående projekt i organisationen eller omvärlden som kan tänkas påverka ditt projekt? I sådant fall, hur fungerar deras kommunikationsinsatser?
Involvera gärna olika personer som förväntas ha plats i projektet och lyssna in vad de har för förväntningar och behov just nu.
Syfte/strategi
Beskriv syftet med kommunikationen. Varför ska vi kommunicera och vad ska vi uppnå?
Det gäller att tänka strategiskt när du planerar dina kommunikationsinsatser. Tänk på vilka behov och vilka förutsättningar som finns och vilka risker och framgångsfaktorer som ska tas med i beräkningen?
Mål
Beskriv vad kommunikationen ska uppnå. Målen kan vara både kvalitativa och kvantitativa och de bör vara kopplade till kommunikationsstrategi, projektmål, aktivitetsmål och verksamhetsmål.
Olika mål du bör ha med:
- Informationsmål
- Kunskapsmål
- Attitydmål
- Beteendemål
- Motivationsmål
Vad ska målgruppen veta, kunna, tycka, göra och vilken motivation ska gruppen känna?
Målgrupp
Du behöver fastställa projektets målgrupper, deltagare, intressenter och nyckelpersoner. Ställ dig frågor som:
- Vilka är dom?
- Var befinner de sig rent organisatoriskt?
- Vilken situation befinner de sig i för närvarande?
- Hur ser kommunikationen ut till dem i dag?
- Vad kan de, vad kan de inte?
- Ska några grupper eller individer prioriteras?
- Ska det kommuniceras olika saker till olika grupper/individer?
- Behöver vissa målgrupper mer eller mindre information än andra?
Budskap
Vad är det som ska kommuniceras? Tänk igenom och matcha ditt budskap med frågorna: vad, hur och varför?
Anpassa ditt budskap utifrån hur mycket målgruppen vet om det du ska kommunicera eller hur intresserade de är. Om målgruppen är okunnig och inte så intresserad fungerar det bäst om kommunikationen slår an emotionellt. För den kunniga fungerar rationell information bäst.
Kanalval
Det gäller att hitta rätt sätt att få ut din information på och att anpassa dig efter olika behov, tycke och smak.
Var är det bäst förutsättning att du når de olika målgrupperna, deltagarna, intressenterna och nyckelpersonerna? Var söker de information? Vilka möten och digitala forum är relevanta? Hur föredrar de att få sin information paketerad? E-post? Veckobrev?
Fler exempel på kanalval:
- publikationer
- webben
- pressmeddelanden
- faktablad
- konferenser.
Ansvarsfördelning
Eftersom en kommunikationsplan är ett dynamiskt styrdokument som ska fungera som stöd genom hela projektet är det viktigt att det uppdateras så att det alltid går att ta reda på vem som ansvarar för de olika delarna i projektet. Det gäller alla delar och inte bara kommunikationen.
Budget
Ange kostnader som är kopplade till kommunikationsplanen. Exempel på vanliga kostnader i en kommunikationsbudget:
- personalkostnader
- material, tryckkostnader
- konsultarvoden
- annonsering
- övriga kostnader.
Uppföljning och erfarenhetsåterföring
Dokumentera vad som gått bra och vad som gått mindre bra och ta med dig det till nästa projekt. Kunskap och erfarenhet vunnet i ett projekt är värdefullt i nästa projekt för att exempel minimera onödiga kostnader.
