Kan du tänka dig att hålla en presentation i ett rum där alla närvarande sitter under svarta filtar och är helt knäpptysta? Nej, skulle inte tro det. Eller skulle du tycka om att sitta och titta personen som pratar rätt upp i näsan under närmsta kvarten? Nej troligtvis inte det heller.
Kan hända är detta något tillspetsade exempel men de är inte långt ifrån vad som verkligen händer då och då runt om i våra digitala möten. Avsaknad av regler och normer kring detta nya sätt att mötas, samt bristande kunskap i hanteringen av de digitala verktyg som nyttjas, leder till oengagerade och ibland ganska besynnerliga möten.
Om du vill föregå med gott exempel och skapa så bra förutsättningar som möjligt för ditt digitala möte eller föreläsning finns det en del saker som är bra att ha koll på.
1. Stabil uppkoppling och bra ljud
Se till att du har en stabil internetuppkoppling när du ska sända ditt föredrag eller hålla ditt digitala möte. Se också till så att ljudet är bra. En bra uppkoppling innebär att bilden och ljudet ska vara synkroniserat utan fördröjning.
Du ska både synas och höras bra med andra ord. Testa gärna någon gång innan du ska hålla ditt föredrag för att säkerställa så att allt fungerar som det ska. Om det är du som bjuder in till mötet kan det vara bra att uppmuntra övriga deltagare att testa av sin teknik i god tid innan mötet börjar.
2. Använd kameran
Möjligheten att se varandras ansikten i digitala möten ger en helt annan känsla av närvaro än om alla mötesdeltagarna dyker upp bakom svarta rutor i sista sekund och sedan inte säger någonting under hela mötet. Inte speciellt inspirerande, eller hur? Tänk på att själv föregå med gott exempel.
Ett bra tips för att öka närvarokänslan för alla som deltar i mötet är därför att uppmuntra de som deltar i mötet att slå på sin kamera. Genom att göra det så ges den som talar och håller i mötet en möjlighet att tolka deltagarnas kroppsspråk och ha koll på hur de uppfattar och tolkar det som sägs.
Studier visar dessutom att engagemanget hos de som lyssnar ökar i samband med att de blivit ombedda att ha på sin kamera och visa sin närvaro.
3. Ha ljudet påslaget
Om vi träffas i det fysiska rummet är det aldrig tyst. Det är alltid någon som harklar sig lite eller hostar till, du kan höra killen bredvid dig andas och kvinnan till vänster smusslar upp en halstablett. Ibland kan det såklart vara lite störande, om kvinnan till exempel envisas med att tugga på sina hårda halstabletter stup i kvarten.
Prova att be deltagarna i det digitala mötesrummet att ha på sitt ljud. Det hjälper till att skapa en känsla av närvaro och det kan faktiskt öka koncentrationen hos deltagarna. Om du både syns och hörs är det mer sannolikt att du håller dig fokuserad.
Ibland fungerar det emellertid dåligt att ha ljudet på. Om du till exempel sitter i ett öppet kontorslandskap och det är mycket ljud runt i kring kan det upplevas som störande av de andra mötesdeltagarna. Då är det bra att ha mikrofonen avstängd. Det gäller att visa hänsyn och använda sunt förnuft.
4. Använd ditt kroppsspråk
Genom att gestikulera och engagera dig med hjälp av ditt kroppsspråk skapar du ökat intresse hos dem som tittar och lyssnar.
Detta brukar faktiskt komma mer naturligt när man står upp. Testa därför gärna att stå upp under ditt föredrag. Effekten brukar vara överraskande god. Dessutom är det bra för kroppen att variera sig under dagen. Eller hur?
5. Ljus och vinklar
Se över hur ljuset beter sig i rummet du befinner dig i. Försök att använda ett så naturligt ljus som möjligt för att undvika blänk och gula toner, men se upp för överexponering och skuggor.
Ett vanligt misstag vid virtuella möten är att ha datorn och webbkameran för lågt placerad. Försök att placera din dator och webbkamera i ansiktshöjd så att du tittar rakt in i kameran och befinner dig på samma nivå som dina lyssnare. Det finns som sagt en del mindre smickrande vinklar du bör undvika.
6. Välj en naturlig bakgrund
Försök att undvika de klassiska ”Teams-bakgrunderna” och välj en naturlig bakgrund om du har möjlighet. Att sitta framför en vägg som inte är allt för rörig är att föredra.
Teams-bakgrunderna kan var kul på sitt sätt men de bidrar ofta till att förstärka känslan av distans. Vi är ju få förunnande att på riktigt sitta på en sandstrand och arbeta.
7. Tänk på din klädsel
Undvik smalrandiga och intensivt mönstrade klädesplagg i alla digitala möten. Tröjor med text och kläder i starka färger, i synnerhet röda kläder kan ta fokus från det du säger.
8. Stäng av notiser och ljud
Glöm inte att stänga av dina notiser på datorn innan du börjar ditt föredrag eller digitala möte. Mobilen bör vara på ljudlöst och vibrationen avstängd.
